Matematika Event

Percaya boleh, tidak pun bukan soal. Matematika event itu wajar saja sejatinya. Fair dan unfair-nya bisa dikira-kira, bahkan sejak mula. Sayang, masih banyak yang belum paham, tapi tak pernah ada yang mau mengajarkan cara dan strateginya. Sayang, sekali lagi sayang, malah ada yang menungganginya.

Ini sekadar cerita saja, tentang dunia perbloggeran, khususnya. Benar-tidaknya, silakan dinilai sendiri. Yang pasti, setiap merencanakan event, selalu ada hitung-hitungannya. Dari jumlah pihak yang terlibat, sebaran daerah asal, dan seterusnya, itu bisa dijadikan sebagai modal untuk itung-itungan alias bikin bargaing dengan target calon penyandang dana.

Jujur saja, adakah di Indonesia, sebuah kelompok, komunitas atau apapun namanya yang memiliki dana sehingga bisa menjalankan programnya secara mandiri? Tak adakah keterlibatan pihak lain sebagai penyandang dana, entah itu sebagai donatur, sponsor dan sebagainya? Tak adakah penyandang dana yang memberikan dananya tanpa hitung-hitungan pula?

Pencitraan juga penting untuk sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau produksi barang (massal atau bukan). Dan, kadang ini lebih mahal ongkosnya dibanding untuk tujuan memperoleh ‘kembalian’ secara cepat dan besar atau hard selling.

Yang rentan adalah jika di dalam ‘kelompok penyelenggara’ ada vested interest yang dilakukan baik secara individual, klik (kelompok kecil di dalam kelompok), atau malah lebih sistematis dari itu, dalam arti memang sejak awal mereka bergerombol untuk sebuah ‘permufakatan tertutup’. Kira-kira, bagi hasil antarsesama…..

Menyelenggarakan sebuah event, bagi komunitas blogger, sejatinya susah-susah mudah. Lobi, bahkan bisa majal, jika konsep tak matang, apalagi tak bisa menjelaskan target yang hendak dicapai, seperti misalnya siapa saja pihak yang terlibat sebagai pendukung, peserta, narasumber, dan lain-lainnya yang secara umum bisa disebut sebagai stakeholders atau pemangku kepentingan. Sebab dari situlah, calon mitra (tak melulu penyandang dana) akan berhitung manfaat atau untung-ruginya jika terlibat.

***

Tentang SOLO

Komunitas Blogger Bengawan, misalnya, pernah memperoleh kepercayaan sponsorship dari XL Axiata, Garuda Indonesia, Pemerintah Kota Surakarta, juga lembaga-lembaga swadaya masyarakat di Solo dan sekitarnya. Semua, berangkat dari ‘jualan ide’, gagasan sebuah event yang melibatkan banyak komunitas, offline maupun online.

Satu peristiwa yang mengejutkan bagi kami di Bengawan adalah ketika ‘menjual ide’ mempertemukan kaum onliners dan offliners. Dan, di luar dugaan, beberappa brand besar merespon positif, selain Pemerintah Kota Surakarta mendukung penuh. Asal tahu saja, ketika Pemkot Surakarta mendukung event yang kami namai Sharing Online lan Offline (SOLO. Lan adalah dan dalam bahasa Jawa), maka dukungan itulah yang kami sikapi sebagai ‘modal’ awal.

Solo sedang seksi, menarik bagi banyak orang. Walikota Jokowi adalah ikon, dan perubahan suasana kota yang luar biasa atraktif, memancing rasa penasaran orang luar kota berdatangan. Itu merupakan faktor lain yang bisa ‘dikapitalisasi’, dalam arti bisa ‘dirupiahkan’ dalam arti yang luas. Intinya, kami memiliki ide, lalu mendatangi pihak yang berkepentingan, di antaranya Pemkot Surakarta yang butuh publikasi positif tentang kotanya.

Pemkot Surakarta ingin Solo menjadi MICE City baru di Indonesia, tempat di mana cukup pantas dan tepat untuk menggelar banyak meeting dan konvensi, pentas-pentas seni/budaya, serta jadi daerah tujuan wisata yang menyenangkan. Penataan Kampung Kauman dan Laweyan sebagai kampung batik, dibangunnya pasar malam, renovasi pasar barang antik, area pejalan kaki dan sebagainya itu direkayasa untuk itu. Di situlah ada titik singgung kepentingan.

Dan, asal tahu saja. Terhadap Pemerintah, kami tak pernah minta dan menerima dana tunai. Kami lebih menyukai bantuan fasilitas dan bentuk-bentuk partisipasi natura. Bukan apa-apa atau hendak sok-sokan. Kami tak mau ribet saja dengan urusan pertanggungjawaban administratif yang rumit. Bantuan berupa fasilitas ruang pertemuan, sarana transportasi hingga pembebasan pajak promosi, itu sudah sangat memudahkan kalkulasi produksi. Berbeda jika kami harus ‘belanja’ sendiri untuk sewa ruang, tata suara, dan sebagainya. Pasti mahal dan menyedot banyak sumberdaya finansial, sementara dana sponsor belum tentu ada.

Komitmen awal kerja sama dengan Pemerintah Kota Surakarta, toh bisa ‘dijual’ kepada pihak ketiga. Tinggal bagaimana kita mempertemukan kepentingan, yang sama-sama bermanfaat. Sebagai komunitas abal-abal, kerja sama dengan pemerintah juga memberi nilai yang sangat luar biasa. Itu juga membuat kami percaya diri berhadapan dengan perusahaan-perusahaan besar yang kami jadikan target calon sponsor/penyandang dana.

Ketika pembicaraan awal dengan Pemerintah Kota Surakarta, juga kepada sudah kami jelaskan, kenapa onliners juga perlu memahami dan belajar dari offliners, di mana bisa bersinergi atau bekerja sama, dan sebaliknya. Kenapa offliners yang kami ajak adalah pelaku usaha mikro-kecil dan menengah? Bagaimana profil mereka, lantas kenapa harus dipertemukan dengan Nukman Luthfie. Semua ada penjelasannya.

Lantas, apa manfaat dan urgensinya mengundang individu dan/atau wakil dari komunitas blogger dari luar kota? Ya, sebagai event komunitas blogger, kami ingin memanfaatkan event sekaligus sebagai medium temu kangen, atau kopi darat antarteman blogger. Maka dari itu, kami pun meminta dukungan Mas Didi Nugrahadi dari Komunitas Langsat/Salingsilang. Kami ingin, pertemuan formal dan informal melahirkan gagasan kerja sama dan berbagai bentuk kemitraan lain secara alamiah. Kami yakin, tak ada seseorang/komunitas yang tak berkepentingan akan sebuah pola relasi. Soal ada dampak manfaat sosial, eksistensi, ekonomis, dan seterusnya, sepanjang tidak dijadikan orientasi utama, saya yakini sebagai hal wajar.

Prinsipnya, kami tak ingin mengeksploitasi siapapun. Penyediaan akomodasi dan konsumsi serta transportasi lokal, merupakan hal yang wajar ditanggung pengundang. Itu tataran etisnya. Jika bisa menyertakan cinderamata sebagai kenang-kenagan kopdar, tentu akan lebih membahagiakan pengundang, syukur para tetamu. Bukan kewajiban, tapi sebaiknya diupayakan. Yang pasti, semua yang ditanggung panitia/pengundang harus diinformasikan sejak awal, sejak jauh-jauh hari, supaya undangan bisa memperhitungkan bekal dan menyusun perencanaan.

Semula, kami mengundang komunitas ‘tetangga’, dalam arti mereka yang berasal dari kota-kota terdekat, yang kami asumsikan tidak menyusahkan orang untuk datang. Sungguh beruntung, dari hanya beberapa komunitas yang kami undang dan kami kirimi surat pemberitahuan, yang datang tiga kali lipat dari target awal yang cuma 100 orang, termasuk 30-an ibu-ibu pelaku UMKM. Bahkan, ada yang berasal dari seberang lautan, seperti Batam, Pekanbaru, Makassar, dan Banjarmasin.

Kehadiran ratusan teman, tentu memberi bobot event yang kami rancang. Bohong kalau kami sebut tak bermaanfaat bagi komunitas kami. Soal membengkaknya biaya yang jauh di luar perkiraan, itu risiko, juga konsekwensi yang harus kami hadapi sebagai penyelenggara dan pengundang. Kami harus memuliakan tamu.

Tahukah Anda, dari event itu kami memperoleh berkah yang luar biasa? Bengawan menjadi ‘seolah-olah’ eksis. Banyaknya postingan dari teman-teman blogger yang datang, bahkan menaikkan kredibilitas event kami. Padahal, sejak awal kami tak pernah meminta ada teman-teman menulis tentang event kami, juga tentang apa saja yang mereka lihat dan rasakan selama di Solo. Tabu bagi kami, bahkan jika harus ‘memaksa dengan cara sangat halus’ melalui lomba posting.

Sharing Online lan Offline (SOLO 2010) benar-benar hendak berbagi pengalaman, makanya kami meminta bantuan teman-teman BHI yang kami anggap sukses membuat gerakan pemberian ‘beeasiswa’ kambing untuk anak-anak sekolah di Cilacap. Sangat spontan, meski sejatinya terukur, tapi efektif dan benar-benar dirasakan manfaatnya oleh para siswa di kampung miskin, di mana tingkat putus sekolahnya relatif tinggi. Karena itu, kami beruntung dengan hadirnya Kang Bahtiar mewakili BHI.

Efeknya, yang saya sebut berkah tadi, kami dapat sumbangan koneksi internet cepat dari XL Axiata, yang sudah kami nikmati setahun lebih, dan bisa dimanfaatkan banyak orang. Dari teman-teman UMKM, difabel, juga beberapa pekerja seks komersial dan ibu-ibu korban kekerasan dalam rumah tangga, semua bisa belajar komputer dan internet secara gratis. Enam unit komputer disumbang Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) Pusat, juga beberapa unit dari ICT Watch/InternetSehat.

Teman-teman Bengawan bisa bereksperimen apa saja, dan kami bisa merancang banyak hal, baik yang bersifat sosial maupun ada manfaat ekonomis/komersial. Harus sepadan, seimbang. Sosial melulu bisa membuat kami kacau, tapi berorientasi ekonomis semata, bisa-bisa membuat lupa apa-apa, termasuk yang ada di sekeliling kami. Jadi, jika ada yang menyebut berkomunitas itu tak penting, apalagi cuma jadi alat ‘tetua mencekoki gizi buruk kepada yang muda’, ya apa hendak dikata. Setiap orang punya argumentasi setiap berucap dan berpendapat.

Begitulah sekelumit cerita tentang apa dan bagaimana manfaat berkomunitas, juga bagaimana cara nge-branding komunitas dalam rangka ‘menjual’ dan memanfaatkan sumberdaya yang tak lain adalah anggota komunitas, apa tanggung jawabnya untuk publik dan dirinya sendiri, dan sebagainya. Matematika event menjadi penting dipahami, agar sebuah komunitas bisa survive dan tumbuh, memberi manfaat kepada sebanyak mungkin orang, termasuk dirinya sebagai individu-individu penopang keberadaan komunitas.

Yang pasti, komunitas juga harus bisa memberi manfaat bagi anggotanya. Bukan selaiknya….. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membesarkan kami. Jika sendirian, kami bukan apa-apa.

Nah, terkait desain-mendesain event, silakan ditimbang sendiri. Siapa saja yang memperoleh keuntungan dari sebuah event akan menentukan bobot ‘keberkahan’ sebuah kerja kolektif. Prinsipnya, semakin banyak orang mendapat manfaat, semakin baik sebuah gelaran kegiatan atau event. Satu hal yang harus dicermati, adalah kecenderungan klaim dan tunggang-menunggangi.

Sebutan nasional atau regional sebuah event, ada prasyaratnya, ada tata kramanya. Memang tak tertulis dan tak mudah dibakukan. Namun demikian, sejatinya tak bisa dilakukan secara semena-mena. Kalaupun ada yang merasa kelewat percaya diri, silakan dicermati dan diuji, sampai berapa lama  mereka memiliki eksistensi dan kredibilitas. Waktulah yang bakal menguji.

12 thoughts on “Matematika Event

  1. Aku yo mbok sekali-sekali di ajak ke Solo klo ada event. Biar bisa tau guyubnya komunitas bengawan dan militansi anggota-anggota yang cinta terhadap kotanya. Biar bisa belajar bikin event sesukses bengawan juga.. hehe

  2. Biasa itu Pak Dhe, ada banyak pandangan terhadap suatu event. Apalagi kalau melibatkan banyak sponsor. Namanya kerjasama, yang penting semua mendapat manfaat.

    Maju terus Bengawan untuk bikin event bermanfaat.

  3. DV

    Persoalan utamanya menurutku adalah bagaimana panitia event mampu memutuskan kapan dia butuh bantuan ‘mentahan duit; dan kapan mereka butuh bantuan ‘fasilitas’.
    Keduanya butuh pertanggungjawaban dan keduanya juga akan dipandang ‘sama’ sebagai berhala sponsor.
    Yang membedakan ya pertanggungjawabannya dan bagaimana sebuah acara dapat berjalan lancar.

    Seperti yang kubilang dan akan selalu kubilang, kita hidup tak bisa tanpa ‘kaya’… tinggal bagaimana kita berorientasi terhadapnya. Kalau orientasi , kaya sebagai fasilitas untuk mendapatkan hasil yang bagus, itu adalah TOP… tapi kalau menempatkan kaya sebagai tujuan sesungguhnya ya naga-naganya akan tampak ketamakan dari manusia2nya…

    Kita tunggu saja pada hajatan2 berikutnya.. aku tertarik menunggu yang akan terjadi awal desember ini, sesudahnya mari kita perhitungkan bagaimana panitia mereka, apakah pandai berhitung atau bodoh dalam bermatematika 🙂

    Sepakat sepenuhnya. Tanggapanmu, kian memperkaya bahan renungan bagi pembaca.
    /blt/

Leave a Reply